כל בעל עסק יודע שניהול זמן עשוי להיות מאתגר במיוחד. כאשר העסק כולו מונח על הכתפיים שלכם וכולל שלל משימות הדרושות לניהול מוצלח ושוטף, 24 שעות ביממה עשויות לא להספיק.
החדשות הטובות הן שיש דרכים לנצל טוב יותר את הזמן שלכם ולהפיק ממנו את המרב עבור העסק שלכם. הכל עניין של ניהול זמן אישי – נהלו את הזמן שלכם במקום לתת לו לנהל אתכם.
כך תעשו את זה נכון בעזרת 10 טיפים מצוינים.
- עשו סדר – הבינו איך אתה מנהלים את זמנכם כיום
אם אתם מתכוונים לייעל את ניהול הזמן שלכם, תחילה עליכם להבין לאן בכלל הזמן שלכם מנותב. נסו לרשום ולתעד את לוח הזמנים שלכם במשך שבוע שלם כדי לקבל תמונת מצב ברורה שתאפשר לכם: לקבוע כמה זמן פנוי תוכלו להשיג ביום, אתה יכול להשיג ביום, לזהות מצוקות זמן, להתמקד בפעולות שיאפשרו לכם להשיג את התמורה הטובה ביותר בפרק הזמן הקצר ביותר.
- צרו לוח זמנים יומי והצמדו אליו
שלב זה הוא חיוני לחלוטין ללמידה כיצד לנהל את הזמן בעבודה. אל תנסו אפילו להתחיל את היום שלכם בלי רשימת מטלות מסודרת. לפני שאתם מסיימת את העבודה בכל יום, צרו רשימה של המשימות הדוחקות ביותר ליום הבא.
העלאת כל אלו על הנייר תמנע מכם לשכב ערים בלילה בטרדות מיותרות על כל הדברים שעליכם לעשות.
אם אתם לא יכולים לעשות את זה יום קודם, וודאו שאתם כותבים את הרשימה שלכם דבר ראשון בבוקר. תגלו שהזמן שאתם מבזבזים ביצירת תוכנית ברורה הוא כאין וכאפס בהשוואה לזמן שתפסידו בקפיצה בין משימות כשחסרה לכם תוכנית כזו.
- תעדפו בתבונה
בזמן שאתם מארגנים את רשימת המטלות שלכם, סדר עדיפויות הוא המפתח לניהול זמן מוצלח בעבודה. התחילו בביטול משימות שאתם לא אמורים לבצע מלכתחילה והאצילו סמכויות במידה ויש לכם עובדים נוספים בעסק. לאחר מכן זהו את שלוש או ארבע המשימות החשובות ביותר ובצעו אותן תחילה – כך תוודאו שתסיימו את הדברים החיוניים ביותר.
- קבצו משימות דומות יחד
חסכו לעצמכם זמן ואנרגיה נפשית על ידי ניסיון להשלים את כל המטלות הדומות זו לפני שתמשיכו לשלב הבא. לדוגמה, הקדישו זמן ייעודי למענה למיילים, לביצוע שיחות טלפון, תיוק וכו'. אל תענו למיילים והודעות בזמן שהם נכנסים, שכן פעולה זו היא הסחת דעת במיטבה. תוכלו להיעזר באמצעים אוטומטיים למתן מענה מיידי ללקוחותיכם.
- הימנעו מהדחף לבצע משימות מרובות
זהו אחד הטיפים הפשוטים ביותר לניהול זמן בעסק, אך הוא יכול להיות אחד הקשים ביותר לביצוע. התמקדו במשימה שלפניכם וחסמו את כל הסחות הדעת. זה יכול להיות מפתה לבצע ריבוי משימות, אבל אתם פשוט יורים לעצמכם ברגל כשאתם מנסים לעשות זאת. כך אתם למעשה מאבדים זמן יקר ומפחיתים את הפרודוקטיביות בעת מעבר ממשימה אחת לאחרת.
- הקצו דד ליינים למשימות
חלק מיצירת לוח הזמנים שלכם צריך לכלול הגדרת מגבלות זמן על משימות במקום פשוט לעבוד עד לסיום. רשימות מטלות הן דבר נפלא אך לפעמים אתם עלולים להרגיש שאתם אף פעם לא מסמנים V על שום דבר.
- הקדישו זמן מוגדר להפסקות
אחד מהטיפים היותר מהנים לניהול זמן לעבודה: הפכו הפסקות לחלק מלוח הזמנים שלכם. כשתסיימו משימה, תנו לעצמכם זמן לנשום. קחו הפסקות קטנות כדי להיטען בכוחות מחודשים בין אם זה באמצעות הליכה קצרה, מדיטציה או אפילו משחק בטלפון.
- למדו להגיד לא
לעולם לא תלמדו איך לנהל את הזמן שלכם בניהול העסק אם לא תלמדו איך להגיד "לא". רק אתם באמת יודעים למה יש לכם זמן, אז אם אתם צריכים לדחות בקשה כדי להתמקד במשימות חשובות יותר, אל תהססו לעשות זאת. ואם אתם לוקחים על עצמכם פרויקט שפשוט לא מתקדם, אל תפחדו לשחרר אותו.
במקום לבצע הרבה משימות שמניבות ערך מועט, השלימו פחות משימות שיוצרות יותר ערך.
- הסירו הסחות דעת
מדיה חברתית, גלישה באינטרנט, שיחות חולין עם קולגות ועל העובדים, הודעות טקסט ועוד – הסחות הדעת בעסק יכולות להיות בלתי מוגבלות. המפתח לניהול זמן אישי הוא להיות פרואקטיבי ולהיפטר מהם. סגרו את הדלת כדי להגביל את ההפרעות. סגרו את כל הכרטיסיות בדפדפן מלבד אלו שאתם עובדים עליהם כעת. כבו התראות בטלפון והשאירו את שיחות הטלפון לזמן מוגדר (ככל שהעסק שלכם מאפשר זאת).
- השתמשו באפליקציות שמיעלות את העבודה שלכם וחוסכות זמן
ניהול משימות באמצעות אפליקציה ייעודית ושימוש בוואטסאפ עסקי לניהול חלק מהתקשורת עם הלקוחות, הם רק חלק מהכלים שבעלי עסקים רבים כבר אימצו. אבל כדאי שתדעו שבאמצעות טכנולוגיה חכמה, תוכלו להפיק הרבה יותר תועלת עבור העסק שלכם.
הכירו את פוינט האפליקציה שחוסכת לך זמן ומאפשרת לכם לנהל את הלקוחות, התורים והעסק שלכם באופן יעיל ונוח במיוחד. האפליקציה מציעה מגוון כלים אוטומטיים המאפשרים לכם לנהל את התורים והפגישות עם לקוחותיכם ובנוסף מאפשרים ללקוחותיכם לקבוע תורים באופן עצמאי באמצעות אפליקציה נגישה ופשוטה לשימוש.
המערכת חוסכת לכם המון זמן יקר ומאפשרת לכם ליהנות ממגוון אפשרויות:
- ממשק משתמש קל ונוח
- התקשרות מהירה עם בית העסק שלכם
- הצגת היסטוריית הזמנות של כל לקוח
- קבלת תזכורות והתראות על קביעת תורים
- אפשרות עבודה עם לקוחות שאינם רשומים
- תמיכה בהצהרת בריאות של לקוחות
- תמיכה בקישור בזום לפגישה
